De gebruiksvergoeding wordt vastgesteld o.b.v. de tarieven die van kracht zijn bij het opstellen van de overeenkomst.

De zaal wordt slechts definitief op de kalender ingeschreven na het betalen van een voorschot  op rekeningnummer 734-1441021-95, ten laatste 1 week na het ondertekenen van de overeenkomst. Tot zolang geldt slechts een optie op de zaal. Verenigingen die met de vzw een raamcontract afsloten hoeven geen voorschot te betalen voor de activiteiten die onder het raamcontract vallen.
Bij annulering van de overeenkomst door de gebruiker, kan het voorschot als schadevergoeding worden ingehouden.

De gebruiker betaalt ten laatste 1 week vóór de activiteit, de rest van de gebruiksvergoeding (totaal – voorschot) én de waarborg op rekeningnummer 734-1441021-95. De sleutels worden slechts overhandigd wanneer er volledige zekerheid is over de stipte betaling. 
De waarborg kan door de vzw. NOVA geheel of gedeeltelijk benut worden wanneer de gebruiker op één van de punten van deze gebruiksvoorwaarden in gebreke blijft.
De waarborg wordt binnen de 21 dagen na de activiteit teruggestort. Bij een eventueel gebruik van de waarborg, krijgt de gebruiker steeds een motivatie.

De gebruiksovereenkomst wordt opgesteld in 3 exemplaren; één exemplaar is bestemd voor de gebruiker en twee exemplaren blijven in de VZW Nova.

De feestzaal (gelegen op de eerste verdieping) omvat tafels, stoelen, een muziekinstallatie, een bar met tap-, koelinstallatie en glazen, een berging (voor de zaal) met koelcel , een lift en sanitaire voorzieningen  De tafels blijven steeds in de feestzaal en er mag geen ander meubilair binnen gebracht worden.
De keuken (gelegen achter de feestzaal op de eerste verdieping) omvat een volledig ingerichte keuken, het keukenmaterieel, het tafelgerief, het keukenservies. Er mogen geen gasflessen opgesteld worden in de keuken en in de zaal.
Het keukenservies kan niet afzonderlijk gehuurd worden.
Het is streng verboden om de inkom- of de trappenhal te belemmeren of ze te gebruiken als werkplaats. In de gang mag niet gekookt worden.

De lift wordt slechts geactiveerd op voorafgaandelijk verzoek van de huurder. De lift mag uitsluitend gebruikt worden voor personen en nooit zonder begeleiding onder de 16 jaar. Elke schade wordt vergoed alsook de kosten verbonden aan het onterecht activeren van het alarm. De VZW Nova mag de toegang tot de lift beperken wanneer zij een oneigenlijk gebruik vaststelt.

De muziekinstallatie wordt ter beschikking gesteld op voorafgaandelijk verzoek van de huurder. Die kan tevens een microfoon vragen.

De gebruiker spreekt met de zaalbeheerder af hoe en wanneer hij over de zaal kan beschikken hoe, waar en wanneer de sleutels worden overhandigd en wanneer de controle vooraf gebeurt. 
Samen met de sleutels ontvangt de gebruiker een infomap met de belangrijkste inlichtingen, gebruiksaanwijzingen en gebruikstips.

Het  tafelmaterieel en bestek wordt opgeborgen in de keukenkasten, na gebruik gereinigd en op dezelfde plaats terug geplaatst.
Beschadigde of verloren stukken van het servies of het keukenmaterieel worden vergoed tegen de vervangwaarde (de volledige lijst is terug te vinden in de infomap) en via de waarborg verrekend.
Het is de gebruiker niet toegestaan etensresten mee te nemen, verpakt in keukenmaterieel van de vzw NOVA. Hij zorgt voor eigen verpakkingsmaterieel.

De toestellen in de keuken worden gebruikt volgens de richtlijnen die geafficheerd worden in de nabijheid van het toestel en die deel uitmaken van de infomap.  
Na gebruik wordt de keuken en alle gebruikte toestellen en het keukengerief grondig gekuist.
Alle potten en pannen worden geledigd, grondig gekuist en op de juiste plaats terug gezet.

De gebruiker bestelt de dranken minstens 10 dagen voor de activiteit bij de zaalbeheerder en volgt hiervoor de richtlijnen van de “Procedure drankbestellingen”

Bij het aanbrengen van de versieringen, mag het behang, het plafond of de lambrizering op generlei wijze beschadigd worden. Hiertoe zijn in de zaal voldoende affichehouders voorzien.
Elke beschadiging aan de lokalen, het meubilair, de ramen of de andere installaties wordt via de waarborg verrekend. De organisator is bovendien verantwoordelijk voor elke schade aan de sanitairs, veroorzaakt tijdens de activiteit.

De gebruiker schikt zich naar het gemeentelijk politiereglement, onder meer in verband met nachtlawaai. De gebruiker inspecteert vóór de activiteit alle evacuatiewegen en zorgt er voor dat alle met pictogrammen aangeduide nooduitgangen vrij zijn.  
De gebruiker is verantwoordelijk voor het correct gebruik van de brandmeldingsinstallatie. De kosten voor brandweer- en politie-interventies na valse meldingen worden zondermeer door de gebruiker gedragen.

De gebruikte lokalen worden onmiddellijk na het feest of ten laatste vóór 10 u. van de daaropvolgende dag grondig uitgeborsteld én gedweild. Het kuismaterieel wordt door de vzw ter beschikking gesteld en bevindt zich in de berging vóór de zaal.
De tafels worden afgeruimd en gereinigd en het afval wordt in de container van de vzw Nova gedeponeerd. (met uitsluitsel van papier, karton en glas). Het glasafval wordt door de gebruiker zelf naar de glasbak gedragen, papier en karton worden meegenomen.
Indien de container niet volstaat, kan je voor het restafval aan de zaalbeheerder bruine zakken van Incovo vragen; andere zakken zijn niet toegestaan.
De inrichters schikken na de activiteit de tafels en de stoelen volgens het opgelegde schema in de zaal en in de berging.
De spoelbakken worden uitsluitend gebruikt voor het spoelen van glazen. Hiervoor mag enkel het product “Becharein” gebruikt worden. 
Bij gebeurlijke inbreuken wordt van de waarborg een vergoeding aangerekend die overeenstemt met de inspanning die de VZW zich moet getroosten om de gevolgen van de nalatigheid weg te werken. DBij het niet respecteren van de opgelegde gebruiksvoorwaarden wordt eveneens een vergoeding aangerekend.
Voor het kuisen van de keuken,  zaal of het lokaal "Cosijns" zal het geldende tarief worden aangerekend.

Na het feest controleert de gebruiker de lokalen op brandgevaar, zet de thermostaat af (schakelaar "2" op 10° (min. temperatuur) en schakelaar "1" op het maantje), dooft alle lichten, sluit de deuren, en bezorgt de sleutels volgens de eerder gemaakte afspraken aan de beheerder. De thermostaat van de radiatoren in het lokaal "Cosijns" wordt op de waakvlam gezet.